Nyírgyulaj Község Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának
IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
335/2005. (XII.29.) Korm.rendelet, továbbá az 1995. évi LXVI. tv. alapján
Érvényes: 2007. január 1. napjától
Nyírgyulaj Község Önkormányzatának
a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §. (l) bekezdésében előírtak szerint készített
EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4. §-ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal egyetértek.
……………………………200...........................
….................................................................
a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat
Levéltára vezetője
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 4. §-ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzatot – az illetékes közlevéltárral egyetértésben - jóváhagyom:
….............................................200............................
…...................................................................
Észak-alföldi Regionális Közigazgatási
Hivatal vezetője
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
Nyírgyulaj Község önkormányzat egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat)
– a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló l995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. §-ának (l) bekezdése,
– a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, és az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata rendelkezései alapján, a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Levéltára vezetője egyetértésével, és az Észak-alföldi Regionális Közigazgatási Hivatal vezetőjének jóváhagyásával készült.
Az Iratkezelési Szabályzat hatálya
l) Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed az Nyírgyulaj Önkormányzatnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, az Önkormányzat vezetőjére, köztisztviselőjére, közalkalmazottjára és munkavállalójára.
Az iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére
– az államtitokról és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény,
– a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (IV.30.) Korm. rendelet,
– a nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minősített adat védelmének eljárási szabályairól szóló 179/2003. (XI.5.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
Az iratkezelés szabályozása
2) Az Iratkezelési Szabályzat szabályozza az irat pontosan követhető, ellenőrizhető útját az ügyvitelben a beérkezéstől/keletkezéstől az irattározásig, az iratok biztonságos őrzésének módjára, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását.
3) Jelen Iratkezelési Szabályzat szerves egységet képez az Ltv. 10. §. (4) bekezdésének felhatalmazása alapján a köziratok kezelésének szakmai irányítását ellátó miniszternek az oktatási és kulturális miniszterrel egyetértésben kiadott egységes irattári tervével.
Az iratkezelés szervezete
4) Az Önkormányzat a Szervezeti és Működési Szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.
5) Nyírgyulaj Község Önkormányzata az iratkezelést a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározottak szerint, a szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelő központi iratkezelési szervezettel látja el.
6) Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén az illetékes levéltár és közigazgatási hivatal egyetértésével lehet.
Az iratkezeléssel szemben támasztott alapelvek:
Az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy az Nyírgyulaj Község Önkormányzatához érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat
– azonosítható, fellelési helye, újra követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen,
– tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető,
– kezeléséért fennálló személyi felelősség mindenkor, és egyértelműen megállapítható legyen
– szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez szükséges feltételek biztosítottak legyenek,
– a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen,
Az iratkezelés szervezete:
Az önkormányzatnál központi iratkezelés van, egyetlen központi helyen történik az iratkezelés valamennyi mozzanata: beérkező és kimenő iratok átvétele, iktatás, mutatózás, postázás, átmeneti irattár
Az iratkezeléssel összefüggő alapvető feladatokat a Polgármesteri Hivatalban a Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmazza.
A jegyző felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak.
6/A Az ügyintéző feladatköre:
– döntés a csatolt előzményiratok végleges szereléséről,
– az ügyirat tisztázása,
– az irattári tételszám meghatározása,
– egyéb ügykezelői utasítások megadása,
– az iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása.
6/B Az iratkezelő feladatköre:
– az önkormányzatnál készült és más önkormányzattól, illetve személytől érkezett küldemények átvétele, bontása, nyilvántartása (érkeztetés, iktatás) továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, valamint ezek ellenőrzése,
– az irat kiadása és visszavétele,
– a bélyegzők, pecsétnyomók nyilvántartása. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője,
– a 3 hónapon túl ügyintézőnél lévő irat nyilvántartása és erről a közvetlen vezető tájékoztatás,
– az iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása.
Az iratkezelés felügyelete
7) Az egységes és szabályszerű ügyirat-kezelési gyakorlatot a helyi önkormányzat jegyzője felügyeli. A jegyzőt az iratkezelés felügyeletében tartós távolét esetén a megbízott jegyző helyettesíti.
8) A jegyző felelős:
- az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszerűségéért és a feladatoknak megfelelő célszerűségéért,
- az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
- az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, a szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért,
- az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért és továbbképzéséért.
- az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer kialakításáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,
- az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért.
- egyéb jogszabályban meghatározott iratkezelést érintő feladatokért.
9) A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a polgármesteri hivatal iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét – az iratkezelési szabályzat alapján – az illetékes közlevéltár ellenőrzi. Ellenőrzési feladatának ellátása során
a) az iratkezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja.
b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg.
c) ha az önkormányzat a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiányában a szabálysértési eljárás indítását maga kezdeményezi.
Az iratkezelést, iktatást egy iratkezelő végzi, középfokú végzettséggel, aki az ügykezelői
alapvizsgát letette.
A jogosultságok kezelésének szabályai
10) Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése Szabó Istvánné megbízott jegyző feladata.
Új belépő vagy jogosultsággal még nem rendelkező munkaköréhez hozzáférési
jogosultság engedélyezése szükséges.
Hozzáférési jogosultsággal rendelkező munkatárs jogosultságának megszűnését
eredményező változás (pl. munkaviszony megszűnése) esetén az adott személy minden
jogosultságát törölni kell.
– Az iratkezelést végző ügyintéző érkezteti a küldeményt az érkeztető könyvben (a küldemény küldőjét, belső címzettjét, az érkeztetés dátumát, a küldemény fajtáját) a küldemény bontása.
– A jegyző kijelöli az ügyben eljárni illetékes ügyintézőt, az ügyintézési határidőt, feladatot.
– Szabóné Puncsák Enikő ügyintéző az iratot az iktatással nyilvántartásba veszi, iktatószámmal látja el. Az iratot továbbíthatja (előadói munkakönyv) az ügyben eljárónak, ügyiratot lezárhat, irattárba tehet.
– Szabóné Puncsák Enikő ügyintéző (irattáros) a lezárt ügyiratot irattárba tesz, kezeli az irattárban lévő ügyiratot.
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
Az iratok rendszerezése
11) Az önkormányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni..
12) A papír alapú ügyirat fizikai együtt kezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmány a legfelső.
13) Az ügyiratok, valamint az önkormányzat irattári anyagába tartozó egyéb más iratok – legkésőbb az irattárba helyezés előtt – az irattári terv alapján irattári tételszámmal vannak ellátva.
14) Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratok az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben vannak elhelyezve.
Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
15) Az Önkormányzathoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratok az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített papír alapú nyilvántartókönyvben vannak nyilvántartva.
16) Az érdemi ügyintézést igénylő iratok iktatással nyilvántartásba vannak véve. Az papír alapú iktatókönyv hiteles dokumentum.
17) Az iratforgalom keretében az iratok átadása-átvétele úgy történik, hogy egyértelműen bizonyítható az átadó ill. átvevő személye az átadás időpontja és módja.
18) Az iratok nyilvántartásba vételével az önkormányzaton belül követhető és ellenőrizhető az iratok holléte naprakészen.
Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme
A) A vonatkozó jogszabályok figyelembevételével a hozzáférés biztosított az önkormányzat irattári anyagához. A hozzáférés módja: betekintés, kölcsönzés, másolatkészítés.
B) Az önkormányzat dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre a munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre a jegyző felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságról naprakész nyilvántartás készül.
C) Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásáról a jegyző írásban rendelkezik. Ennek keretében meghatározza
- a munkahelyről kivihető iratok körét,
- a kivitel engedélyezésének módját,
- az irat munkahelyen kívül tanulmányozásának időtartamát,
- az irat visszahozatalának időpontját.
Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozását nyilvántartásba rögzíteni kell.
D) Az ügyintézők és ügykezelők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért.
19) Az iktatás külön erre a célra kijelölt helyen történik, ahol az iktatókönyv és az iratok számára kulccsal zárható iratszekrény áll rendelkezésre.
20) Az iratkezelés céljára szolgáló helyiség riasztóval védett és az ajtaja kulccsal zárható. A kulcsok hivatali időn kívül az erre a célra szolgáló szintén kulccsal zárható fali szekrényben vannak elhelyezve. Az iktatókönyv és az iratkezelés egyéb eszközeinek kezelését Szabóné Puncsák Enikő ügyintéző látja el. A fenti eszközökhöz a hozzáférés a Szabó Istvánné megbízott jegyző és Szabóné Puncsák Enikő ügyintéző részére teljes körűen biztosított.
Az iratok kölcsönzése, betekintés, másolatkészítés
A) Az önkormányzat irattári anyaga használható belső ügyviteli célból és külső szerv vagy személy megkeresésére. A használat módjai: kölcsönzés, betekintés, másolat készítése.
B) A kölcsönzés- az adatvédelemre vonatkozó előírásokra figyelemmel- másolattal is teljesíthető.
C) Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.
D) A betekintésről, kölcsönzésről és másolatkészítésről Szabóné Puncsák Enikő ügyintéző nyilvántartást vezet, amely tartalmazza a kérelmező nevét, a kérelem tárgyát, a kérelem benyújtásának és teljesítésének időpontját.
E) Az önkormányzat kezelésében lévő 15 évnél régebben keletkezett, nem selejtezhető iratok kutatását, az Ltv. 12. §-ban meghatározottak szerint a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.
21) Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, kutatását, amelyek az Ltv. 22.§ (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az önkormányzat őrizetében maradnak, a közlevéltárakra vonatkozó szabályok szerint biztosítva.
22) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasításokat alkalmazzuk:
- Saját kezű felbontásra!
- Más szervnek nem adható át!
- Nem másolható!
- Kivonat nem készíthető!
- Elolvasás után visszaküldendő!
- Zárt borítékban tárolandó!
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA
A küldemények átvétele
23) Az iratkezelés határozza meg a helyi önkormányzathoz érkezett küldemények átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket, a küldemény érkezésének módja szerint.
- A Magyar Posta Rt útján érkező küldemények átvételére a Szabó Istvánné megbízott jegyző, Vonza Sándor ügyintéző és Kaluha Istvánné jogosult.
- Külön kézbesítés, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére Szabó Istvánné megbízott jegyző, távollétében Szabóné Puncsák Enikő ügyintéző jogosult.
- Személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a jegyző által megbízott ügyintéző- Szabóné Puncsák Enikő- az átvételi igazolás kiadására is jogosult.
- Az elektronikus érkezett küldemények részére létrehozott nyirgyulaj@pantelweb.hu postafiókot Szabóné Puncsák Enikő ügyintéző napi rendszerességgel ellenőrzi, az oda érkezett küldeményekről tájékoztatja a jegyzőt.
- Az elektronikus küldemények esetében az átvevő – Szabóné Puncsák Enikő ügyintéző – automatikusan elküldi a feladónak a küldemény átvételét igazoló és az érkezés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást.
24) Az átvevő, a papíralapú iratok esetében, az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt.
Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt – átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással – igazolni kell.
25) Az átvétel időpontját rögzíteni kell a küldeményen. Az „azonnal” és „ sürgős” jelzésű hatósági küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.
A küldeményt azonnal az érintettnek, vagy a postabontásért felelős személynek (Szabóné Puncsák Enikő) kell továbbítani.
26) Az átvétel során ellenőrizni kell:
- a címzés alapján az átvételre való jogosultságot,
- a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosító jel megegyezőségét,
- az iratot tartalmazó boríték illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.
27) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a helyi önkormányzat számítástechnikai rendszerére.
28) Téves vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a valódi címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges vissza kell küldeni a feladónak.
A küldemények felbontása
29) Az Önkormányzathoz érkezett küldeményeket a jegyző által megbízott személy (Szabóné Puncsák Enikő) bontja fel és látja el érkeztető bélyegzővel.
30) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:
- a minősített iratokat,
- az „s.k.” felbontásra, a képviselők, a kisebbségi önkormányzat és tagjai nevére szóló küldeményeket,
- a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeményeket.
31) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről.
32) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékeltek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét jegyzőkönyvben, az iraton vagy az előadói íven - a keltezés pontos megjelölésével – rögzíteni kell.
33) Az elektronikus adathordozón érkezett küldemény felbontásakor, azaz megnyitásával ellenőrizni kell a kísérőlevélben felsoroltak, azonosítók stb. valóságtartalmát. Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az önkormányzat által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól.
Ilyen esetben az érkezés időpontjának az önkormányzat által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.
34) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.
35) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható.
Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által automatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott időpont az irányadó.
36) A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van .a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel együtt sürgősen el kell juttatni a címzetthez, illetve a minősítet iratokat az illetékes iratkezelőhöz, és a minősítőt – mivel az iratot az annak megismerésére nem jogosult látta – értesíteni kell a betekintésről. (A felbontó a kézbesítőkönyvben az átvétel dátumának megjelölésével).
37) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha
Az ügyintéző kijelölése
38) Az intézkedést igénylő beadványokat az iktatást végző ügyintéző (Szabóné Puncsák Enikő) szignálásra előkészíti, és továbbítja a jegyzőnek, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás).
Az iratok kulccsal zárható iratszekrényben vannak elhelyezve, az iktató helyiség ajtaja kulccsal zárható, az épület mozgásérzékelő berendezéssel összekötött riasztó rendszerrel védett. A riasztóberendezés számkódos. A kódot Becsei György polgármester, Szabó Istvánné megbízott jegyző és Bihari Jánosné gazdasági vezető ismeri.
39) A jegyző kijelöli az eljáró ügyintézőt és közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket a szignálás idejének megjelölésével rávezet az iratra és aláírja.
Az iktatás
40) A helyi önkormányzathoz érkező, illetve ott keletkező iratokat- a 42. pontban felsoroltak kivételével - ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen:
41) Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:
42) Nem kell iktatni és más módon se kell nyilvántartásba venni:
43) Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni.
44) Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot a megjegyzés rovatban minden esetben jelezni kell.
Az iktatószám
45) Az iratokat egyedi azonosító számon, iktatószámon kell iktatni. Az iktatást minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni.
46) Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra.
47) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.
48) Az alszámokra tagolódó sorszámos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot, főszámot kap. Az ügyben keletkező további iratváltás a főszám alszámain kerül nyilvántartásba. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Új alszámra kell iktatni minden beérkező és a hivatalból kezdeményezett iratot. A beérkező iratra adott válasz a beérkező irat alszámát kapja.
49) Új alszámra kell iktatni - mint hivatalból keletkezett iratot - a határozatokat. A határozatra érkező fellebbezés - mint beérkező irat- új alszámra kerül.
50) Az ügy intézése során azonos tárgyban kiküldött megkeresésekre több szervtől, vagy személytől érkező válaszok, jelentések nyilvántartására gyűjtőívet lehet alkalmazni. A gyűjtőívet a soron következő alszámra kell iktatni, a beérkező válaszok a gyűjtőíven kerülnek nyilvántartásba. A gyűjtőívet az ügyirathoz kell csatolni.
Iktatókönyv
51) Az önkormányzat iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített (nyilvántartásba vett, folyamatosan oldalszámozott, év végén záradékolt, az ügykezelő, és célszerűen az iktatási hely szerinti vezető által aláírt és a szerv bélyegzőlenyomatával ellátott)
papíralapú iktatókönyvet használ.
52) Az iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat:
53) Az iktatást olyan módon kell elvégezni, hogy az iktatókönyvet - papíralapon és elektronikus formában egyaránt – az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalmat minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította, vagy adta át az iratokat.
54) Téves iktatás esetén a papíralapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen (a javítás ténye nyilvánvaló legyen, majd kézjeggyel és a javítás időpontjának feltüntetésével igazolni kell.)
55) Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
56) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. Lezárás után az iktatókönyvbe iktatni nem lehet. Az adott ügyhöz a következő évben érkezett válasziratot már új iktatószámra kell iktatni, és az előzményt szerelni kell.
56/A) Iktatás előtt az ügykezelőnek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e előirata. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát.
56/B) Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni.
56/C) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez szükséges, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást és a csatolás megszüntetését az előadói íven jelölni kell.
56/D) Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell.
56/E) Azokban az esetekben, amikor az előiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzmény az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni.
57) A papíralapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá körbélyegző lenyomatával hitelesíteni kell.
58) A téves iktatás iktatószáma nem használható fel újra, azt az utólagos módosítás szabályainak megfelelően használaton kívül kell helyezni.
59) Az ügyvitel segédeszközeként,
· az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére;
· az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére;
· az iratok fizikai egységének biztosítására
előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni.
60) A papíralapú iratok iktatásához iktatóbélyegzőt kell használni, ennek lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni.
61) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:
· a szerv nevét, székhelyét,
· az iktatás évét, hónapját, napját,
· az iktatás sorszámát, alszámának helyét,
· mellékletek számát,
· az érkezett irat és mellékleteinek lapszámát.
62) Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni.
63) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz
kell továbbítani.
64) Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az egyedi irat azonosítójának, az
átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, átadókönyvben történik.
Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés)
65) Külső szervhez vagy személyhez csak hiteles kiadmányt lehet továbbítani.
66) Nem minősül kiadmánynak:
67) A kiadmányokat (válaszleveleket és saját kezdeményezésű iratokat egyaránt) a helyi
önkormányzat hivatalos nyomtatványán (fejléces papír) kell elkészíteni.
68) A kiadmány hitelesítésére az önkormányzat hivatalos körbélyegzőjét kell használni.
69) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a Szervezeti és
Működési Szabályzatban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy- a jegyző- írhat
alá.
70) A papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha:
bélyegzőlenyomata szerepel.
71) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.
72) Az önkormányzatnál keletkezett iratokról az iratot őrző ügyintéző – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra– a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott másolatot adhat ki.
73) A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről az érvényességi idő feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni.
74) Az elintézett irat továbbításra történő előkészítéséről az ügyintéző gondoskodik.
75) A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani.
76) A kimenő iratnak minden esetben tartalmaznia kell:
̴ az önkormányzat nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax, e-mail),
̴ az ügyintéző nevét,
̴ az irat tárgyát,
̴ az irat önkormányzati iktatószámát,
̴ a mellékletek számát,
̴ a címzett nevét, azonosító adatait,
̴ az ügyet indító beadvány hivatkozási számát.
77) Az irat elküldése előtt az iratkezelőnek – ha nem zárt borítékban kapta a küldeményeket – ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.
78) Az elküldés keltét az iratkezelőnek fel kell jegyeznie az iratra és az iktatókönyvbe.
79) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:
̴ személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása az irattári példányon,
̴
postai kézbesítés
esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló
hatályos jogszabályban leírtaknak megfelelően,
̴ külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,
80) A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.
81) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.
82) Az elintézett ügyek iratait, amelyeknek kiadmányait, egyéb kimenő iratait továbbították, vagy amelyeknek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni.
83) Az irattári helyiség a Polgármesteri Hivatal épületében van elhelyezve, mely szintén riasztóval védett. Az irattár ajtaja biztonsági záras, mely ajtajának kulcsát, továbbá az irattárban elhelyezett páncélszekrény kulcsát Szabóné Puncsák Enikő ügyintéző őrzi.
84) Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – fából készített – polcokon történik. Az irattári berendezések a tűz- és balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjai szerint is biztosítva vannak.
85) Az iratanyag szalagos irományfedélben, év és ügykörszám szerint van elhelyezve.
86) Az irattárba helyezést a jegyző engedélyezi. Irattárba helyezés előtt az ügyintéző:
̴ megvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e,
̴ az ügyirathoz hozzárendeli az irattári tételszámot, illetőleg a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja, vagy felülbírálja, és azt saját nyilvántartó könyvében (munkakönyv, átadókönyv stb.) rögzíti (papíralapú irat esetén rávezeti az iratra is),
̴ a feleslegessé vált munkapéldányokat (a döntés előkészítésére vonatkozó egyedi bejegyzéseket tartalmazók kivételével) és másolatokat az ügyiratból kiemeli, és a selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti.
87) Az irattárba helyezés alkalmával az iratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az iratkezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról.
88) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
89) Az Önkormányzat a központi irattár mellett átmeneti irattárat létesít.
90) Átmeneti irattárba helyezhetők az elintézett, de az ügyvitelben még gyakorta használatos ügyiratok, a 2 éven belül selejtezhető irattári tételszámmal ellátott ügyiratok.
91) Az átmeneti irattárban az iratokat a használathoz leginkább megfelelő rendben lehet kezelni, úgy, hogy az iratok dokumentáltak és visszakereshetőek legyenek.
92) Az átmeneti irattárból a még le nem járt őrzési idejű és a nem selejtezhető iratokat keletkezésük után 2 év elteltével a központi irattárba helyezzük el.
93) A lezárt évfolyamú ügyiratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva kell elhelyezni a központi irattárban.
94) A központi irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
95) Az önkormányzat köztisztviselői az SZMSZ-ben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra iratkikérővel kérhetnek ki iratokat. Az irat kikérést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell elvégezni. Az iratkölcsönzések dokumentálására nyilvántartást kell vezetni (kölcsönzési napló). Az átvételt igazoló iratkikérőket az irattárban kell tárolni.
96) Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az ügyirat helyén kell tárolni.
97) A helyi önkormányzat irattárában, az ügyirat keletkezésekor hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével, szabályszerű eljárás keretében, iratselejtezést kell végezni az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak szerint.
97/A. A tervezett selejtezés megkezdése előtt egy hónappal értesíteni kell Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Levéltárát a selejtezésre szánt iratanyag tárgyáról és évköréről.
98) Az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.
99) Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 2 példányban, amelyeket iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett.
100) A levéltár az iratok megsemmisítését, a szükséges ellenőrzés után, a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
101) A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.
102) A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, melytartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat.
103) Az irat megsemmisítéséről a jegyző az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.
104) A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az előírt megőrzési időig – csak az ügyet intéző szervezeti egység példánya kerüljön megőrzésre.
105) A helyi önkormányzat a nem selejtezhető iratait általában 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel – az illetékes levéltárnak adja át. A levéltárnak csak lezárt, teljes évfolyamok rendezett iratai adhatók át.
106) A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni.
107) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatási és az irattári segédleteken is át kell vezetni.
Ha az önkormányzat olyan iratanyag átadását készíti elő, amely még nem, vagy nem rendszeresen volt selejtezve, először a selejtezést kell elvégezni annak szabályai szerint. Előfordulhat, hogy az iratképző szerv ügyviteli okokból a levéltári átadásra kötelezett iratok közül bizonyos anyagokat további őrzésre vissza kíván tartani. Ez esetben a visszatartott iratokat az irattárban később elkülönítetten kell kezelni és róluk jegyzéket kell készíteni. Ez a jegyzék tartalmazza az irat iktatószámát, az irattári tételszámot, az iratok tárgyát és a keletkezés évét. A jegyzéket három példányban kell elkészíteni, amelyből két példányt kell a levéltárnak átadni.
Ha a levéltár a korábban végrehajtott selejtezések során további megőrzésre visszatartott bizonyos iratokat, azokat az átadásra előkészített iratanyaghoz kell besorolni.
Az átadásra szánt és elkülönített iratokat rendezni kell. A levéltár ugyanis csak megfelelően rendezett, dobozolt, segédletekkel ellátott iratanyagot vesz át, amelynek beszállításáról is az átadó szerv köteles gondoskodni.
Az iratanyaggal együtt kell átadni a levéltárnak a segédleteket is. A rendezett és bedobozolt, valamint sorszámozott iratanyagról és a segédkönyvekről három példányban jegyzéket kell készíteni, amely raktári egységenként az egyes egységeknek adott sorszámoknak megfelelően sorolja fel az átadandó anyagokat.
Magáról az iratátadásról a levéltárban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek az átadásátvételi jegyzék a mellékletét fogja képezni. Ez a jegyzőkönyv az iratátadás tényét rögzíti. A levéltár csak azon a szinten felelős az átvett iratanyagért, amilyen szinten azt átvette.
A levéltár megtagadhatja az átvételt, amennyiben az iratok további őrzése – azok fizikai állapota miatt – nem biztosítható (vizes, penészes, gombafertőzött). A levéltári szakértőkkel egyetértésben kidolgozott lehetséges iratmentési munkákat az átadó költségén kell elvégezni
108) A helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, valamint községalakítás, községegyesítés, községegyesítés megszüntetése esetén a feladatot átvevő helyi önkormányzatnak kell intézkednie az érintett önkormányzat irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról úgy, hogy erről értesíti Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Levéltárát (az illetékes levéltárat).
109) Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.
110) Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.
111) Jelen Iratkezelési Szabályzat 2007. január 1. napján lép hatályba.
112) Ezen Iratkezelési Szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a 33/2004.(V.27.) Kt. sz. határozata és a kiadott Iratkezelési Szabályzat hatályát veszti. További intézkedésig a hatályát vesztett Iratkezelési Szabályzat mellékletét képező Irattári Tervet kell alkalmazni.
Nyírgyulaj, 2007. november 8.
Szabó Istvánné
Mb. jegyző
1. számú melléklet
|
Megnevezés |
|
Magyarázat |
|
Adat |
I |
a számítástechnikában adatnak minősül minden olyan információhalmaz, amely egy meghatározott formátumban egyszerűen és kényelmesen továbbítható illetve alkalmazható; |
|
Adatbázis |
I |
az adatok rendszerezett gyűjteményét jelöli, amely ezáltal könnyen értékelhetővé, használhatóvá és frissíthetővé válik; |
|
Adatbiztonság |
I |
az informatikai (adattároló és feldolgozó) rendszer állapota, amelyben az adatok elvesztésének illetve megsemmisülésének kockázata különböző intézkedésekkel elviselhető mértékűre csökkenthető. Ez az állapot olyan nemzetközi szabványokon alapuló előírások és megelőző biztonsági intézkedések betartásának eredménye, amelyek az információk elérhetőségét, sérthetetlenségét és megbízhatóságát érintik. Az adatok technikai védelmét jelenti; |
|
Adatvédelem |
I |
az adatok jogi értelemben vett (tőrvényekkel, szabályzatokkal való) védelemét jelenti; |
|
Aláírás-ellenőrző adat |
A |
olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai nyilvános kulcs), melyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot megismerő személy az elektronikus aláírás ellenőrzésére használ; |
|
Aláírás-létrehozó adat |
A |
olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ, |
|
Aláírás-létrehozó eszköz: |
A |
olyan hardver, illetve szoftver eszköz, melynek segítségével az aláíró az aláírás-létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza; |
|
Aláíró: |
A |
az a természetes személy, aki az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult; |
|
Alszámos iktatás |
E |
az ügyben elsőként keletkezett vagy érkezett irat iktatószámának alszámain kerülnek iktatásra az ügyre vonatkozó további iratváltások; |
|
Archiválási szolgáltató:
|
A |
az e törvényben meghatározott, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató; |
|
Átadás |
K |
irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; |
|
Átadás-átvételi jegyzék: |
E |
az iratátadás átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum; |
|
Átadó ív |
E |
az iratok átadását-átvételét igazoló ív. Az átadó ívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni; |
|
Átmeneti irattár |
K |
a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik; |
|
Beadvány |
K |
valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat, |
|
Besorolás |
J |
az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma egy kiválasztott kategóriájába a megállapodásoknak és eljárási szabályoknak megfelelően; |
|
Besorolási séma |
J |
az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória-struktúra; |
|
Biztonságos aláíráslétrehozó eszköz |
A |
az e törvény 1. számú mellékletében foglalt követelményeknek eleget tevő aláírás-létrehozó eszköz; |
|
Csatolás |
K |
iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; |
|
Digitális aláírás |
I |
digitális adatok hitelesítésére szolgáló kódsorozat, amely matematikai algoritmussal készített, és a titkos üzenetek végéhez csatolt. Lehetővé teszi, hogy minden digitálisan aláírt üzenet olvasója ellenőrizni tudja az üzenetet küldő személyazonosságát, és az üzenet sértetlenségét. A küldő privát kulcsával készül és annak publikus kulcsával lehet ellenőrizni eredetiségét. Dokumentum függő, azaz, ha bármilyen változtatás történik az aláírt üzenetben, akkor a digitális aláírás nem fejthető vissza; |
|
Dokumentum |
J |
egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum; |
|
Elektronikus aláírás ellenőrzése |
A |
az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenőr- zéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a dokumentumon szereplő, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírás- ellenőrző adat, tanúsítvány visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával; |
|
Elektronikus aláírás érvényesítése |
A |
annak tanúsítása minősített elektronikus aláírás vagy e szolgáltatás tekintetében minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás vagy időbélyegző, illetve az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt; |
|
Elektronikus aláírás felhasználása |
A |
elektronikus adat elektronikus aláírással történő ellátása, illetve elektronikus aláírás ellenőrzése; |
|
Elektronikus aláírás |
A |
elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat; |
|
Elektronikus aláírási termék |
A |
olyan szoftver vagy hardver, illetve más elektronikus aláírás alkalmazáshoz kapcsolódó összetevő, amely elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások nyújtásához, valamint elektronikus aláírások, illetőleg időbélyegző készítéséhez vagy ellenőrzéséhez használható; |
|
Elektronikus dokumentum formátuma |
D |
elektronikus dokumentum formátumának tekintendő az a műszaki előírás, amely az elektronikus dokumentum értelmezhetőségének biztosítása céljából összefüggő módon rögzíti a) meghatározott felhasználási célú elektronikus dokumentumfajta egyes műszaki jellemzőit, felépítését vagy adatszerkezetét, ideértve az elektronikus dokumentum informatikai rendszerek közötti kicserélésének feltételeit és eljárását is, vagy b) az elektronikus dokumentumot tároló elektronikus adathordozóval szemben támasztott követelményeket; |
|
Elektronikus dokumentum |
A |
elektronikus eszköz útján értelmezhető adat-együttes;
|
|
Elektronikus hitelesítés |
I |
az elektronikus aláírás hitelesítés szolgáltatás keretében a hitelesítés szolgáltató azonosítja az igénylő személyét, tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változtatások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információt; |
|
Elektronikus irat |
B |
számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak; |
|
Elektronikus másolat |
H |
valamely papíralapú dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest; |
|
Elektronikus okirat |
I |
olyan elektronikus irat, amely nyilatkozattételt, illetőleg nyilatkozat elfogadását vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magába; |
|
Elektronikus tájékoztatás |
K |
olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet; |
|
Elektronikus út |
C |
az eljárási cselekmények elektronikus adatfeldolgozást, tárolást, illetőleg továbbítást végző vezetékes, rádiótechnikai, optikai vagy más elektromágneses eszközök útján történő végzése; |
|
Elektronikus ügyintézés |
C |
a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége; |
|
Elektronikus visszaigazolás |
K |
olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét; |
|
Elektronikusan aláírt irat |
K |
az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; |
|
Elektronikusan történő aláírás: |
A |
elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz |
|
Előadói ív |
K |
az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; |
|
Előirat |
E |
az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye; |
|
Előírt formátum |
J |
az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló 12/2005. (X. 27.) IHM rendeletben előírtak szerinti formátum, amelyet a közigazgatásban, az elektronikus kapcsolattartásban el kell fogadni; |
|
Előzményezés |
J |
az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni; |
|
Elsődleges besorolási séma |
J |
a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésében az elsődleges besorolási séma mindig az irattári terv; |
|
Érkeztetés |
K |
az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben; |
|
Érvényességi lánc |
A |
az elektronikus dokumentum vagy annak lenyomata, és azon egymáshoz rendelhető információk sorozata, (így különösen azon tanúsítványok, a tanúsítványokkal kapcsolatos információk, az aláírás-ellenőrző adatok, a tanúsítvány aktuális állapotára, visszavonására vonatkozó információk, valamint a tanúsítványt kibocsátó szolgáltató elektronikus aláírás ellenőrző adatára és annak visszavonására vonatkozó információk), amelyek segítségével megállapítható, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírás, illetve időbélyegző, valamint az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az aláírás és időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt; |
|
Expediálás |
K |
az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása; |
|
Feladatkör |
B |
azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során; |
|
Fokozott biztonságú elektronikus aláírás |
A |
elektronikus aláírás, amely a) alkalmas az aláíró azonosítására, b) egyedülállóan az aláíróhoz köthető, c) olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és d) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető; |
|
Gépi adathordozó |
K |
külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; |
|
Hatáskör |
B |
az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni; |
|
Hitelesítési rend |
A |
olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely tanúsítvány felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára; |
|
Hivatkozási szám |
E |
a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja; |
|
Hozzáférési jogosultság |
E |
meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel |
|
Időbélyegzési rend |
A |
olyan szabálygyűjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevő vagy más személy (szervezet) valamely időbélyegző felhasználásának feltételeit írja elő igénybe vevők valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkező csoportja, illetőleg meghatározott alkalmazások számára; |
|
Időbélyegzés |
A |
a szolgáltató az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz időbélyegzőt kapcsol; |
|
Időbélyegző |
A |
elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett; |
|
Iktatás |
K |
az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven; |
|
Iktatókönyv |
K |
olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; |
|
Iktatószám |
K |
olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; |
|
Informatikai célrendszer |
F |
a hatóság által elektronikus ügyintézés nyújtása céljából igénybe vett informatikai eszközök (szoftver és hardver eszközök) összessége, amelyek a közigazgatási hatósági eljárásban az ügyféllel vagy más hatósággal kapcsolatot tartanak, vagy amelyek a közigazgatási hatósági üggyel kapcsolatos adatot kezelnek; |
|
Interaktív szolgáltatások |
C |
az egyszerű tájékoztatáson túlmenő olyan szolgáltatások, letölthető űrlapok, keresőrendszerek, tematikus tájékoztatók, amelyek csak az ügyfél aktivitását igénylik, a szolgáltatást nyújtó szerv által előkészített dokumentumok alapján; |
|
Internetes ügyfélszolgálat |
C |
az elektronikus közigazgatási ügyféltájékoztatás és szolgáltatások igénybevételét lehetővé tevő, az ügyintézési lehetőségekről tájékoztatást nyújtó nyilvános internetes felület; |
|
Irat |
T |
valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja; |
|
Iratkezelés |
T |
az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; |
|
Iratkezelési Szabályzat |
B |
a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv; |
|
Iratkezelési szoftver |
J |
az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere; |
|
Iratkezelő |
E |
az ügyiratok kezelésével megbízott személy; |
|
Iratkölcsönzés |
K |
az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból; |
|
Irattá nyilvánítás |
J |
az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el; |
|
Irattár |
T |
az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely; |
|
Irattárba helyezés |
K |
az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre; |
|
Irattári anyag |
T |
rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége; |
|
Irattári terv |
T |
a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét; |
|
Irattári tétel |
K |
az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; |
|
Irattári tételszám |
K |
az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; |
|
Irattári tételszámmal való ellátás |
J |
az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása; |
|
Irattározás |
B |
az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi; |
|
Kapcsolatos szám |
B |
ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez; |
|
Képi megfelelés |
H |
az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum- joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét; |
|
Kézbesítés |
K |
a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; |
|
Kezelési feljegyzések |
K |
az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; |
|
Kiadmány |
B |
a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat; |
|
Kiadmányozás |
B |
a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről („K” betűjellel); |
|
Kiadmányozó |
B |
a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása; |
|
Kijelölt tanúsító szervezet |
G |
olyan szervezet, amely megfelelőség értékelési eljárásban tanúsító tevékenység végzésére jogosult a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek tekintetében a - közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet - 2. melléklet szerinti kijelölési okiratban foglaltak szerint; |
|
Közfeladatot ellátó szerv |
T |
az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy; |
|
Közirat |
T |
a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott; |
|
Közlevéltár illetékessége (illetékességi köre) |
T |
a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő, s amelyet az adott közlevéltár törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni; |
|
Közlevéltár |
T |
a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár; |
|
Központi irattár |
K |
a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár; |
|
Küldemény bontása |
K |
az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; |
|
Küldemény |
K |
az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; |
|
Láttamozás |
B |
az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet; |
|
Lenyomat |
A |
olyan meghatározott hosszúságú, az elektronikus dokumentumhoz rendelt bitsorozat, amelynek képzése során a használt eljárás (lenyomatképző eljárás) a képzés időpontjában teljesíti a következő feltételeket: a) a képzett lenyomat egyértelműen származtatható az adott elektronikus dokumentumból; b) a képzett lenyomatból az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges az elektronikus dokumentum tartalmának meghatározása vagy a tartalomra történő következtetés; c) a képzett lenyomat alapján az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges olyan elektronikus dokumentum utólagos létrehozatala, amelyre alkalmazva a lenyomatképző eljárás eredményeképp az adott lenyomat keletkezik; |
|
Levéltár |
T |
a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény; |
|
Levéltárba adás |
K |
a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; |
|
Levéltári anyag |
T |
az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat; |
|
Levéltári gyűjtőkör |
T |
a maradandó értékű, köziratnak nem minősülő irattári anyagnak, ha arra vonatkozóan törvény közlevéltárba adási, illetve a levéltárfenntartó levéltárba adási kötelezettséget nem ír elő, továbbá a természetes személyek maradandó értékű iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt (ajándékként elfogad vagy megvásárol); |
|
Levéltári kutatás |
T |
a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében; |
|
Magánirat |
T |
a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat; |
|
Maradandó értékű irat |
T |
a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat; |
|
Másodlat |
K |
az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; |
|
Másolat |
K |
az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; |
|
Másolatkészítő rendszer |
H |
a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, valamint ezek együttese; |
|
Megsemmisítés |
K |
a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; |
|
Mellékelt irat |
K |
az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható; |
|
Melléklet |
K |
valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; |
|
Metaadat |
J |
strukturált vagy félig strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését és használatát hosszabb időn át azon tartományokon belül, amelyekben létrehozására sor került; |
|
Minősített elektronikus aláírás |
A |
olyan - fokozott biztonságú - elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki; |
|
Minősített hitelesítésszolgáltató |
A |
az e törvény szabályai szerint nyilvántartásba vett, minősített tanúsítványt a nyilvánosság számára kibocsátó hitelesítés-szolgáltató; |
|
Minősített tanúsítvány |
A |
a törvény 2. számú mellékletében foglalt követelményeknek megfelelő olyan tanúsítvány, melyet minősített szolgáltató bocsátott ki |
|
Mutatózás |
B |
a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél; |
|
Naplózás |
K |
az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események teljes körének regisztrálása; |
|
Nyilvános magánlevéltár |
T |
a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a 30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek; |
|
Papíralapú dokumen- tum |
H |
a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett; |
|
Papíralapú közokirat |
H |
papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 195. § (1) bekezdése szerinti közokirat; |
|
Raktári egység |
E |
a levéltári anyagnak a raktári rendszerezés, illetve rendezés vagy tagolás során kialakított része, a raktári épületnek és helyiségnek, valamint a tárolás eszközeinek megfelelően; |
|
Selejtezés |
K |
a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; |
|
Személyes adat |
T |
a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) rendelkezései az irányadóak; |
|
Szerelés |
K |
ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell; |
|
Szerv |
T |
jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet; |
|
Szervezeti és Működési Szabályzat |
B |
a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket; |
|
Szignálás |
K |
az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása; |
|
Szolgáltató |
A |
elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást nyújtó természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet; |
|
Tanúsítás |
G |
olyan eljárás, amely alapján egy független, hatósági jogosítványokkal nem rendelkező, e rendelet alapján kijelölt szervezet tanúsítványban igazolja, hogy egy iratkezelési szoftver megfelel a külön jogszabályban előírt követelményeknek; |
|
Tanúsítvány |
A |
a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírás-ellenőrző adatot a 9. § (3), illetőleg (4) bekezdése szerint egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatali) jelleget; |
|
Tartalmi megfelelés |
H |
az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az - a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen - biztosítja a papíralapú dokumentum - a joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést; |
|
Továbbítás |
K |
az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is; |
|
Ügyfélkapu |
C |
az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve elektronikus szolgáltatást nyújtó szervekkel; |
|
Ügyintézés |
B |
valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége; |
|
Ügyintéző |
K |
az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; |
|
Ügyirat |
K |
egy ügyben keletkezett valamennyi irat; |
|
Ügyiratdarab |
B |
az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza; |
|
Ügykör |
K |
a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja; |
|
Ügyvitel |
B |
a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában; |
|
Vegyes ügyirat |
J |
papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat. |
J E L Z É S E K
T a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény,
K a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet,
B a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet (hatályon kívül
lett helyezve),
E Jogi normában nem szereplő, kizárólag e szabályzatban megjelenő fogalom,
A az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény,
C a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény,
D az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló
12/2005. (X. 27.) IHM rendelet,
H a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X.
27.) IHM rendelet,
F az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről
és egységes használatáról szóló 195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet,
G közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet,
J a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről
szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet,
I E-kormányzati értelmező kisszótár.
2. számú melléklet
Igénylést kitöltő személy neve: Tel.sz.:
Foglalkoztatott:
Neve: Tel.sz.:
Beosztása:
Jogviszony típusa: (köztisztviselő, közalkalmazott, szerződéses, stb.)
Hivatal neve:
Szervezeti egysége:
Szervezeti egység vezetője:
Közvetlen vezető:
Jogviszony kezdete/vége:
Munkavégzés helye (cím, emelet, ajtó):
|
Alkalmazás igénylés |
alapjog |
módosított jog |
|
Irodai programcsomag (MS Office, intranet): |
|
|
|
Postafiók: |
|
|
|
Internet: |
|
|
|
Webes levelezőrendszer: |
|
|
|
Egyéb alkalmazás: |
|
|
|
Iratkezelő rendszer jogosultsága: (X-el jelölje a megfelelőt) |
||
|
Érkeztető teljes szervnek: |
|
|
|
Iktató, iratkezelő saját magának: |
|
|
|
Saját szervnek |
|
|
|
iktató, iratkezelő |
|
|
|
szignáló |
|
|
|
Saját és alárendelt szervezetnek: |
|
|
|
iktató, iratkezelő |
|
|
|
szignáló |
|
|
|
Teljes szervnek: |
|
|
|
iktató, iratkezelő |
|
|
|
szignáló |
|
|
|
Irattáros |
|
|
|
Ügyintéző |
|
|
|
Lekérdező |
|
|
|
Helyettesítő |
|
|
Dátum: 20… év … hó … naptól - 20… év … hó … napig
Kit (kinek a szerepköre):
Visszavonási záradék:
Visszavonást kérő vezető:
Helységnév és dátum: Engedélyező (jegyző):
Készült: 2 pld.-ban
Kapja: 1. pld.: jegyző
2. pld.: rendszergazda
3. számú melléklet
1. GYŰJTŐÍV
2. ELŐADÓI MUNKANAPLÓ
3. IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV
4. IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV
5. TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK
6. RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK
7. DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK
8. IRATPÓTLÓ LAP (ŐRJEGY)
1. számú iratminta
GYŰJTŐÍV
|
Iktatószám |
Érkezett |
Beküldő neve |
Címe |
Beküldő ikt. száma |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. számú iratminta
ELŐADÓI MUNKANAPLÓ
20…. évre
Előadó neve:……………………………………………..
beosztása:…………………………………………
|
Sorszám
|
Kelt |
Ügyirat/iktató szám
|
Átvevő ügyintéző aláírása |
Kelt |
Elintézés kódja
|
Határidő |
Átvevő iratkezelő aláírása
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. számú iratminta
…………………………………………
szerv megnevezése
Ikt. szám:
IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV
Készült: .............................................................................................................................
(dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)
A selejtezési bizottság tagjai: ...................................................................................(név, beosztás)
...................................................................................(név, beosztás)
...................................................................................(név, beosztás)
A selejtezést ellenőrizte:...............................................(név, beosztás)
A munka megkezdésének időpontja:.....................................(dátum)
A munka befejezésének időpontja:…....................................(dátum)
Az alapul vett jogszabályok[1]: ......................................................................................................
.......................................................................................................
Selejtezés alá vont iratok: ............................................................................................................
(szervezeti egység megnevezése, az irat évköre)
Eredeti terjedelem:.............................................................................. (ifm)
A kiselejtezett iratok mennyisége:………………..................................... (ifm)
A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt … lap tételszintű iratjegyzéken felsorolt iratok kiselejtezését javasolják.
A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el.
A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.
k.m.f.
…………………………………….. ……………………………………..
P.H.
…………………………………….. ……………………………………..
ellenőrző vezető aláírása
4. számú iratminta
szerv megnevezése
Ikt. szám:
IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV
Készült: .............................................................................................................................
(dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése)
Átadó: .............................................................................................................................
(átadó szerv megnevezése)
.............................................................................................................................
(átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése)
Átvevő: .............................................................................................................................
(átvevő szerv megnevezése)
.............................................................................................................................
(átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése)
Átvétel tárgyát képező iratanyag:……………………..................................................
(iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése)
Az átadás-átvétel indoklása: ........................................................................................................
.......................................................................................................
.......................................................................................................
k.m.f.
…………………………………….. ……………………………………..
átadó átvevő
Melléklet: ………… lap IRATJEGYZÉK
Készült 3 példányban
1 pld. Átvevő
1 pld. Átadó
1 pld. Irattár
5. számú iratminta
TÉTELSZINTŰ IRATJEGYZÉK
|
IRATTÁRI JEL
|
IRATTÁRI TÉTEL MEGNEVEZÉSE
|
SELEJTEZETT ÉVEK TÓL-IG
|
||
|
ügykör |
ágazat |
kódjel |
|
|
|
|
|
|
|
|
6. számú iratminta
RAKTÁRI-EGYSÉG SZINTŰ IRATJEGYZÉK
Az iratlétrehozó/tulajdonos/őrző megnevezése……………………………………
Az irat-együttes
címe:
évköre:
mennyisége (raktári egységben és folyóméterben):
|
Raktári egység |
Irattári jel |
Tétel megnevezése |
Keletkezés évszáma |
Egyéb azonosító |
|
|
sorszám |
megnevezés |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. számú iratminta
DARABSZINTŰ IRATJEGYZÉK
Az iratlétrehozó neve:……………………………………………………
Az irat-együttes megnevezése:………………………………………………
évköre:…………………………………………………….
mennyisége ………………………………………………
(összesen oldal, lap, stb és iratfolyóméter)
|
Sorszám |
Irattári jel |
Iktatószám/ évszám
|
Tárgy |
Mennyiség (oldal,lap,leütés, karakter stb.)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8. számú iratminta
IRATPÓTLÓ LAP (Őrjegy)
A KIEMELT IRAT
irattári helye (irattár neve, polc sorszáma, doboz/csomó stb. sorszáma): …..............................
azonosító száma (iktató/vagy tételszám, /év)
…………………………………………………
tárgya/megnevezése………………………................................................................
kiemelés ideje (év, hó, nap) ……………………………………………………………………
kiemelés célja (betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, szerelés) ………………….
kiemelés alapjául szolgáló ügyirat iktatószáma ……………………………………………
kiemelést kérő neve ……………………………………………
kiemelést végző neve, aláírása ……………………………………………
kölcsönzési határidő (év, hó, nap) ) ……………………………………………
visszahelyezés ideje (év, hó, nap) ……………………………………………
visszahelyezést végző neve, aláírása ……………………………………………
Egységes Irattári Terv
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (4) bekezdése alapján az oktatási és kulturális miniszterrel egyetértésben, továbbá a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005.(XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltak figyelembevételével készült el az önkormányzat iratkezelési szabályzata.
Az egységes irattári terv a helyi önkormányzatok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 12/2006. XII. 18.) ÖTM rendelet mellékletét képezi.
Bevezetésre kerül: 2007. november 9. napjával.
Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik.
Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári
átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az
irat irattári helyét is.
Az irattári jel összetevői:
- ügykörszám: háromjegyű szám, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben;
- ágazati betűjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását;
- selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a
kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát.
Az irattári jel alkalmazása, feljegyzése, az iratkezelési szabályzatban meghatározottak alapján történik, és követi a korábbi évek gyakorlatát.
Az ügykörszám meghatározása figyelembe veszi azt a tényt, hogy az egységes terv hosszú távra készült, így lehetőséget kell biztosítani a feladat- és hatáskör módosítások átvezetésére az egységes szerkezet megbontása és újraszámozása nélkül. Ennek megfelelően az egyes ügykörcsoportok végén felhasználható számkeretek maradtak.
Az ágazati hovatartozást meghatározó betűjeleknél a bevált gyakorlatnak megfelelően „U” betűjel különbözteti meg az általános ügyeket. A különös rész ágazati betűjeleinek meghatározása is követi a korábbi gyakorlatot, ennek megfelelően nem használtuk fel a 38/1998. (IX. 4.) BM rendeletben már az általános részhez átcsoportosított személyzeti ügyek „S” betűjelét, és nem használtuk fel az egyházi ügyek „D” betűjelét, valamint a tervügyek „T” betűjelét.
A határidő nélkül irattárban őrzendő iratok fogalma sem új, azt a korábbi évek gyakorlata is
alkalmazta.